Privacyverklaring

Privacyverklaring Historische Vereniging Ten Post en omstreken, opgesteld 1 september 2018, vastgesteld in de ledenvergadering d.d. 10 september 2018.

1. De wet

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe privacywet en stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn:
- Toestemming voor het verwerken van de gegevens
- Juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens
- Beveiligen van de gegevens
- Op verzoek inzage verlenen in de opgeslagen gegevens
- Uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

2. De verantwoordelijke voor het verwerken van persoonsgegevens

Secretaris en Penningmeester van de Historische Vereniging Ten Post en omstreken (HVTP).

3. Met welk doel en op welke grond van recht worden persoonsgegevens verwerkt

De secretaris verwerkt gegevens van: donateurs, vrijwilligers en verder van alle mensen waarover van historisch belang zijnde gegevens via openbare gegevens bekend zijn geworden. Indien het opgenomen al dan niet uitgewerkte informatie betreft wordt toestemming gevraagd zolang de mensen nog in leven zijn.
De gegevens van leden en donateurs die in ieder geval bewaard worden zijn: naam, postadres, e-mailadres.
De penningmeester bewaard de bankafschriften met de namen van vrijwilligers en donateurs die iets aan de vereniging hebben betaald en geeft deze ook door aan de secretaris
Het verwerken van persoonsgegevens gebeurt op rechtsgrond van:
- toestemming: de betrokkenen worden impliciet of expliciet gevraagd toestemming te geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens, na geïnformeerd te zijn over de doeleinden waarvoor de gegevens nodig zijn en hun rechten.
De persoonsgegevens worden bewaard om te gebruiken voor administratieve handelingen en informatievoorziening. Daarnaast ook om in contact met elkaar te staan i.v.m. planningen en ander werk gerelateerde onderwerpen.

4. Toestemming

Bij aanmelding als lid of donateur, het inschrijven voor een van onze activiteiten, of een andere aanmelding bij onze organisatie vragen wij om akkoord te gaan met het privacy beleid.
Door akkoord te gaan met dit privacy beleid geeft de betrokkene toestemming voor het feit dat de secretaris en de penningmeester van HVTP persoonsgegevens verwerkt voor de in dit document genoemde doeleinden. Rond september 2018 vragen wij van alle betrokkenen wiens gegevens wij bewaren om toestemming. Iedereen die geen toestemming geeft zullen wij verwijderen uit onze bestanden.

5. Bescherming van de persoonsgegevens

De bewaarde persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor die personen die de gegevens vanuit hun rol of functie daadwerkelijk nodig hebben.
De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij hiervoor toestemming gegeven is door de betrokkene.
Bij mailing aan meerdere e-mailadressen wordt de ‘BCC’ gebruikt.

6. Bewaartermijn van persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden bewaard zolang deze gegevens nodig zijn, dus zolang de betrokkene lid of donateur is.
Zodra er een wijziging van persoonsgegevens binnenkomt, worden de oude gegevens verwijderd. Voor de administratie hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen.

7. Verwerking van persoonsgegevens

HVTP verwerkt persoonsgegevens in een spreadsheet en een mailprogramma. De gegevens worden bewaard in een afgeschermde omgeving in de cloud. Daarnaast worden persoonsnamen gebruikt in historische verhalen op de website hvtp.nl.

8. Beeldmateriaal

Het komt voor dat er tijdens bijeenkomsten en activiteiten foto’s en video’s gemaakt worden waar personen op staan. Deze worden, met toestemming van betrokkenen, gebruikt in de communicatie bijvoorbeeld op de website.
Betrokkenen hebben geen recht op een vergoeding voor het gebruik van foto’s en video’s.

9. Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft recht om:
- eigen gegevens in te zien
- eigen gegevens te laten wijzigen
- vergeten te worden
- geïnformeerd te worden over de verwerking van persoonsgegevens
- eigen gegevens over te dragen aan derden
- toestemming voor verwerking van eigen gegevens in te trekken
De betrokkene kan bij de secretaris van HVTP terecht voor vragen of klachten over het verwerken van persoonsgegevens.
Wanneer de klachten van de betrokkene niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij het bestuur van HVTP.
Mochten de klachten van de betrokkene alsnog niet naar tevredenheid opgepakt of opgelost zijn, kan de betrokkene een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Datalekken

HVTP doet er uiteraard alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben, te laten vallen. Gebeurt dit wel, is er sprake van een datalek. Het is wettelijk verplicht om dergelijke lekken te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid ligt bij de secretaris van HVTP.

11. Wijzigingen privacyverklaring

HVTP behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te raadplegen via de website van HVTP.